【開発秘話】サイボウズ kintoneを活用した運用システムに迫る!

フリーランス協会のベネフィットプランをご利用いただいている一般会員も、お陰様で遂に1000名が目前となりました!

日々入会のお申し込みをいただく中、スムーズな入会承認や保険代理店との連携に務めておりますが、個人情報の運用方法やセキュリティ面が気になる方もいらっしゃるかと思います。
そこで今回は、フリーランス協会の会員データベースや、ベネフィットプランの登録編集などのシステムがどのように運営されているのか、ご紹介したいと思います。

フリーランス協会のシステムは、サイボウズの協力により、kintone(キントーン)というサービスを使って運用しています。
kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせた業務アプリをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスで、業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えるもの。
グループウエア専門のサイボウズならではの、プロジェクトメンバー間のつながりを活性化する機能が満載で、スピーディーに情報共有ができます。
https://kintone.cybozu.com/jp

2017年7月のベネフィットプラン提供のテストマーケティング段階から、複数の企業と多数のユーザーさんが絡むボーダレスなシステムを作るため、実証実験としてkintoneをご提供いただき運用しています。

\スゴイ秘密その1:構築のスピード/
構想から一気にサービスが具体的になった2017年5月ごろ、システム開発専門のラフノート株式会社(https://co.ruffnote.com/company)代表の西小倉宏伸さんに開発を打診し、協会の予算と目指すローンチ日、事務局メンバーのシステム開発経験、マンパワー・・・諸々を鑑みて「kintoneでやりましょう!」とご提案をいただいたことが始まりです。
そこからベースのシステムは西小倉さんに一気に(なんと1週間くらい)で構築いただき、事務局メンバーの情報収集作業と並行して、どんどん具体的に機能を追加し詰めていき、2ヶ月後のローンチを実現しました。、2ヶ月後のローンチを実現しました。今やアプリは13個になっていて私たちのなくては
ならない基幹のシステムになっています。

(kintone画面の例)

 

\スゴイ秘密その2:組織を超えた情報管理の効率/
個人会員からは個人情報、法人会員からはロゴやベネフィットプランの優待内容など、管理すべき情報は多岐にわたり、関係者もたくさんいます。
ベネフィットプランの大きな魅力のひとつである自動付帯の「賠償責任保険」や、入会後オプションで加入できる「所得補償制度」を提供するため、組織を超えて保険会社との情報共有が必要。
そのため、kintoneアプリのアクセス権限設定を駆使して、協会のサポートチームと保険会社の担当がそれぞれ情報制限された閲覧範囲で、会員承認や資料請求への対応を行えるようにし、効率的で高セキュリティな情報管理を行っています。これにより当初4営業日以内の承認スケジュールを引いていましたが、最短で半日の会員承認が可能となりました。※登録情報、決済状況などにより異なります。
もちろんクレジットカードのオーソリゼーション(与信照会)などは完全自動化で行っているため誰も閲覧できません。

組織を越えた連携

\スゴイ秘密その3:ITリテラシーがなくてもどんどん触れる/
また、続々と追加されるベネフィットプランの管理もkintoneで行っています。ベネフィットプランを提供してくださる新規賛助企業を登録する際に必要なロゴやホームページ情報、優待内容などを、事務局の渉外チームが収集して開発チームへ伝える際も、kintone上の該当URLを共有するだけでデータ受け渡しが可能です。そのため、渉外チームは賛助企業とのやりとりに集中することができ、開発チームもアプリを見れば揃ったものから着手できるので、メールでやり取りするより月10時間はコミュニケーションコストが削減できたと思います。

事務局メンバー全員が独立したプロフェッショナルとして、本業を持ちながらパラレルワークで運営しているフリーランス協会は、人もコストも時間も限られているので、基幹システムをkintoneで構築できたことは、スムーズな運営に必要不可欠だったといえます!

このような形で、業務を細分化し、効率的に、かつ高セキュリティな管理体制で運営しています。
(少しご安心いただけますでしょうか?)

今後もユーザーの利便性と満足度を向上すべく、様々な機能を追加検討中です。
もちろん、サイボウズとラフノートのご協力のもと、kintoneの新たな可能性に挑戦していく予定です。
新たな機能追加に、どうぞご期待ください!

 

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